Guide pratique : Mettre en place le records management dans son organisation [Broché]

3. Le programme de records management (extrait)

L'information est au cœur du records management, les enjeux clés de la démarche records management le confirment :
- analyser les besoins en information
- créer l'information
- enregistrer l'information
- stocker l'information
- repérer l'information et l'utiliser
- protéger l'information
- détruire l'information
Un programme de records management, pour réussir, doit inclure ces sept principes et contenir un certain nombre d'éléments clés. Ceux-ci seront examinés en détail plus tard dans ce chapitre, après avoir répondu à certaines questions.

Pourquoi instaurer un programme de records management ?
Pour parler simplement, un programme de records management est nécessaire pour gérer les records qui sont produits dans une organisation. En instaurant un tel programme, une organisation se donne les moyens de contrôler la qualité et la quantité des informations qu'elle crée. Elle peut ainsi maintenir l'information d'une façon qui est utile aux besoins de l'organisation, et éliminer les records qui n'ont plus de valeur perceptible. Bref, tout programme doit se concentrer sur les priorités de l'organisation et se baser sur les besoins opérationnels et légaux.

Qui met en place un programme de records management ?
Le records manager, épaulé dans certains cas par le personnel ou une équipe "records management", a la responsabilité d'ensemble de la gestion stratégique et de la direction du programme mais il a plus une fonction d'animateur qu'un rôle opérationnel. Il se peut qu'il y ait dans chaque service un ou deux membres du personnel qui ont la responsabilité spécifique de la gestion des records et qui, en liaison régulière avec le ou les records managers, jouent le rôle de coordinateur des opérations de gestion des records à l'intérieur de l'organisation. Ou bien, il y aura des équipes transfonctionnelles qui s'impliquent dans des projets de records management.
Néanmoins, tout le monde a un rôle à jouer et une responsabilité dans la gestion des records. Tout employé a besoin d'information pour faire son travail ; il entre donc en contact avec des records. A chacun de comprendre le rôle des records dans l'organisation et de faire en sorte que les bonnes informations soient disponibles pour la bonne personne, au bon moment, dans le bon format, et sur le bon support.

Que prendre en compte pour concevoir un programme de records management ?
Un programme de records management est une "ordonnance" pour le records management ; il lui faut donc une structure, une charpente, sur laquelle il prend forme et croît. La structure la plus évidente et la plus appropriée est fournie par la notion de cycle de vie, qui constitue la poutre maîtresse du programme.
La conception du programme de records management repose donc sur le concept du cycle de vie, qui a été présenté au premier chapitre.

Le cycle de vie comme cadre du programme de records management

La Création

En prenant d'abord le stade de la création, le programme de records management devra prendre en compte les questions suivantes :

La nécessité ou non de l'existence des records
Convient-il de créer le record ? Sa création est-elle souhaitable, ou impérative ?
Quelle est sa finalité ? S'agit-il d'une exigence légale ou réglementaire ?
Quelle est sa valeur ? Est-ce un record vital ?
Les records nécessaires sont-ils tous en cours de création ? (Beaucoup de décisions importantes sont prises verbalement, et ne sont donc pas enregistrées sous forme de record).

Conception
Le contenu subvient-il aux besoins de l'utilisateur en termes d'information et de communication? La mise en page est-elle agréable et efficace ? Si oui, sa création prendra moins de temps, ce qui équivaut à une économie de ressources.
- Durée de vie du record
Pendant combien de temps sera-t-il conservé ?

Support
Le support est-il adéquat pour le record qui est en train de se créer ? Un record créé et conservé sous forme électronique restera-t-il accessible aussi longtemps que nécessaire ?
- Qui créera le record ? Sera-t-il le détenteur officiel du document d'origine ?
- Comment le record sera-t-il créé ? Il faut une méthodologie afin que l'action la plus appropriée soit prise en fonction de la situation

Si toutes ces questions sont prises en considération, tous les records créés seront des records nécessaires et leurs phases de vie seront déterminées en fonction de leur gestion rentable et efficace...

Ce guide de référence est un recueil complet de recommandations pour une application opérationnelle et pragmatique du records management dans une organisation.
Ce guide pratique est la traduction de la version anglaise, revue et augmentée de « Developping a records management programme ». Il permet d'améliorer l'intégration du management documentaire dans la stratégie des organisations.

Catherine Hare est maître de conférences du département informatique de l'université de Northumbria à Newcastle upon Tyne (Royaume Uni). Son enseignement couvre le records management, le knowledge management et les technologies de l'information. Avant d'entamer en 1990 une carrière dans l'enseignement et la recherche universitaires, elle travaille dans les bibliothèques médicales et universitaires et comme chef du service de l'information d'un cabinet de consultants en économie. Devenue universitaire, elle coordonne un certain nombre d'initiatives pédagogiques, comme une formation continue - le site pilote est le département de l'information et des archives de la BBC - qui débouche sur le mastère en records management (en enseignement à distance), ou encore un partenariat entre deux universités britanniques qui proposent des formations en records management aux ministères et aux hauts fonctionnaires. Elle codirige avec Julie McLeod la revue universitaire et professionnelle britannique, le records management journal. Elue présidente de l'association britannique des records managers (de 1998 à 2000), elle est également membre de la commission nationale des services de l'information et des bibliothèques britanniques pour la formation professionnelle. Depuis 2002 elle gère, avec Julie McLeod, divers contrats nationaux concernant la gestion des records du système universitaire britannique.

Julie McLeod est maître de conférences du département informatique de l'université de Northumbria à Newcastle upon Tyne. Jusqu'en 1994, elle fait carrière dans l'industrie, au sein de services de l'information, de documentation et du records management, ce qui la mène à un poste de direction dans l'industrie pharmaceutique. Son enseignement et ses recherches universitaires portent sur le records management, le stockage et la récupération de l'information. Elle est membre de la commission de l'institut de normalisation britannique (BSI) lors de l'élaboration de la norme internationale ISO 15489 sur le records management et demeure membre de la commission internationale ISO. Dans ce cadre elle est l'auteur d'un guide pratique de mise en œuvre de la norme, Effective Records Management : Part 2 : Practical Implementation of BS ISO 15489-1 (Londres : BSI, 2002).